CR de la réunion du CA des 16 et 17 février 2019

, par  Jac, Philippe ZYTKA, Sébastien HAMON

CR de la réunion du CA des 16 et 17 février 2019

Ordre du jour

Début de séance le 16 février à 11h15

Présent (7)
Erik AMZALLAG
Philippe LABEL
Pierre LAURENGE
Xavier VIALLEFONT
Xavier CLAUDEL
Richard LEMEITER
Sébastien HAMON

Excusés (4)
Pierre CHARLES
Jérome TEISSIER
Alexis PHILIPPOT
Philippe ZYTKA

Absents (0)

Ordre du jour

- Goodies / vêtements / badges
- LUGBULK
- Investissement 2019
- Point triannuel sur les COR Massif-Central, VoldeCor et CorNord McLeod
- Inventaire minifigs restantes
- Rôle des membres du CA
- RGDP
- Bulkevent / Briqu’Event
- Point sur l’adhérent en divergence
- Utilisation forum, réseaux sociaux
- Budget
- Préparation AG
- Remontées des adhérents

Goodies / vêtements / badges

- Goodies

Le goodie de l’année sera un Ecocup. Nous optons pour que leur capacité soit de 33 cl.

Afin qu’il soit facilement réutilisable pour tous nos événements, il faut que cela reste généraliste sans date ni lieu spécifique.

Après discussion, nous partons sur un Ecocup généraliste avec uniquement FreeLUG, le site (avec QR code et www.freelug.org), et un bandeau BE, BC, REF et AG. en quadrichromie.

Nous distinguons 2 types de gestions : nos rencontres et les expos :

Pour les expos, consigne récupérable si retour de l’Ecocup propre. Un lavage externalisé est possible mais il faudra en prévoir le coût sur le budget de l’exposition.

Une distribution gratuite en tant que goodie est envisageable. Il sera possible d’en utiliser d’autres lors de nos rencontres mais également avec une caution remboursée pour tout retour de l’Ecocup propre et sec.

Il se pose la question sur le nettoyage après usage : comment faire... lavage sur place en dernier lieu avec les derniers présents, lavage chez un des présents, lavage chez un prestataire.

Nous prévoyons un achat de 1500 Ecocups pour satisfaire à la fois le goodie et l’utilisation pour les Briqu’Events.

Pierrick s’en occupe. Date butoir 1er mars pour livraison AG.

- Vêtements
Nous avons reçu un devis de la part d’un adhérent, mais nous trouvons les prix excessifs. Nous déclinons cette offre. Toutefois nous avons fait une demande de devis auprès du fournisseur qui nous a réalisé la dernière série. Nous attendons son retour.

Pierrick va voir également de son côté pour un troisième devis.

Afin de ne pas avoir de stock a gérer, nous optons pour une précommande.

Nous proposons d’aller vite pour une livraison pour l’AG.

- Badges

Comme évoqué dans nos CR de réunions précédents, il va sûrement nous falloir trouver un autre imprimeur.

Nous regardons si nous passons par qui a fait nos badges précédents.

LUGBULK

Il y a 168 inscrits pour cette édition 2019

FreeLUG va acheter des briques 2x2 pour continuer à compléter le stock pour les mosaïques.

- Que faire pour le pourcentage d’erreur de comptages qui n’est plus anticipé par LEGO ?

Après discussion, il est décidé que nous allons rajouter 5% par item commandé et que le coût sera pris en charge par les adhérents commandant au BULK.

S’il reste du stock, il sera ensuite réparti aux personnes qui participent au tri l’année d’après (on garde un an le stock pour les reéclamations éventuelles).

Il faut prévoir le rachat d’une balance en achat collectif.

Investissement 2019

Nous prévoyons cette année d’acquérir :
des briques pour mosaïque comme indiqué au-dessus,
des caisses pour ranger les briques mosaïque,
des carte de visites,
des flamme/banderole/roll-up avec le nouveau logo,
de déposer la marque FreeLUG auprès de l’INPI,
de nouvelles nappes.

Point Comité Régionaux

Comme prévu dans nos statuts, nous arrivons au terme de la première période triennale de création des CoR. Nous validons leur continuité comme suit :

- Massif central
Reconduction oui avec détachement de la Haute Vienne où nous n’avons plus d’adhérent : vote unanimité.

- CorMacLeod
Reconduction oui avec une proposition au responsable de faire un mail aux adhérents de la Somme pour être rattachés : vote unanimité.

- VoldeCor
Reconduction oui avec Proposition au responsable de faire un mail aux adhérents de la Drôme pour être rattachés : vote unanimité.

Dans la suite des Comités Régionaux, nous parlons d’une éventuelle fédération. Cela mûrit dans les esprit surtout au vu de l’activité grandissante de certains CoR comme VoldeCor. Toutefois, nous constatons qu’il est encore trop tôt. Discussion sur le compte rendu du VoldeCor suite à leur réunion bilan annuel.

- Budget des CoR
Remarque du VoldeCor de prévoir dans les lignes de trésorerie une visibilité sur le budget disponible selon les statuts.

Réponse : oui c’est faisable, les trésoriers vont voir pour faire une diapo à l’AG sur ce sujet.

Après discussion avec les organisateurs de l’expo d’Olivet, Sébastien nous fait part que cela ne sera pas une BE.

Reste minifig

Nous prévoyons d’en vendre lors de la BE Rhône Alpes au prix achat pour faire du déstockage. Il en reste à partir de la série 10 avec notamment de la série batman2, ninjago et 18.

Xavier V va faire un état des stocks pour nous indiquer le nombre précis par série.

Fin de la première journée.

Reprise le 17 février à 11 heures

Rôle des membres du CA

Il semble que certains d’entre nous ne soient pas trop à leur place/rôle de part leur ressenti, le ressenti des autres membres du CA et de certains adhérents.

Pour en discuter plus facilement, nous appelons Alexis pour lui faire part de notre discussion. Alexis l’a bien identifié également notamment avec les fautes d’orthographe, ce qui est gage du sérieux de notre association.

Nous lui proposons de faire un suivi des différentes tâches au sein du CA (vérifier que les réponses soient faites aux différentes demandes).

Pour Xavier C, vu l’arrêt des reventes des minifigs, il n’y a pas eu d’activité, du coup nous lui proposons de gérer l’envoi des goodies auprès des adhérents non présents lors de nos rencontres par envois postaux.

Ensuite, nous identifions également le rôle de Jérôme dans les réponses extérieures où l’orthographe devient primordiale.

Enfin Pierre C nous a fait part qu’il envisageait de quitter son rôle d’ambassadeur par manque de temps. Là il nous faut un peu plus de temps pour identifier la bonne personne.

RGPD

Suite aux nouvelles règles nous avons des obligations, envers les adhérents, visant à les informer de ce que nous faisons de leur données personnelles. Les inscriptions obligatoires sur certaines mailing lists semblent poser questions. Nous décidons de maintenir cela obligatoire surtout pour la liste FreeLUG-All qui est notre seul moyen de contact pour les informations générales de l’association : Assemblée Générale, Lugbulk, RE, etc...

Afin de faciliter, les désinscriptions aux mailing lists, le nouvel outil de gestion des adhérents permettra de le faire facilement.

Il nous faut également repréciser la Loi lors de chaque bon de commande.

Bulkevent / Briqu’Event

Nous ne connaissons pas encore les nouvelles règles auprès de LEGO DK.

Pour la BE Aubiet, c’est compromis.

Pour la BE Wavrin, il y a une proposition d’en faire pour l’exposition avec la reproduction de la rue commerciale de la commune et de la construction de la villa Carroy avec recyclage des briques de Beauharnais.

Comme évoqué dans nos précédents CR, un partenariat avec la SNCF est envisagé avec la reproduction de la gare de Lille Europe au 1/100 avec une mise à disposition de la maquette à la SNCF. Après discussion, la contrepartie la SNCF serait de financer la construction de la LGV 3.

Vu les délais, cela n’est pas envisageable pour Irigny ni Villeurbanne.

Point sur l’adhérent en divergence

N’ayant eu aucun retour de la part de l’adhérent suite au mail d’Erik au mois de janvier, nous votons pour son exclusion à l’unanimité.

La lettre convocation en vue d’une radiation en LRAR est envoyée le dimanche soir même, au motif de l’utilisation de l’entête FreeLUG sans autorisation du CA et d’usurpation de la signature du CA.

Utilisation forum, réseaux sociaux

Afin de mieux ordonner notre visibilité sur les réseaux sociaux, nous décidons de fermer petit à petit les pages de nos différents Briqu’Event afin de les rassembler sur notre page principal. Cela nous permettra de mieux gérer les choses, et mutualiser les visiteurs.

Pour le forum, également, toutes les annonces des expositions seront faites sous un même topic et non comme actuellement avec un topic par expositions.

Budget

Après le travail des trésoriers, nous nous attelons à la répartition du budget 2019, suite au bilan fin année 2018.

Il reste environ 1000€ de déficit à éponger sur le reste du déficit de 2018. les ventes de minifigs et d’extra bulk, ont bien permis de boucher la différence. Et nous espérons que le reste des ventes de minifigs rattrapera ce retard.

Les trésoriers nous font une proposition de budget qui sera présenté à l’AG que nous votons à l’unanimité.

Préparation AG

Les membres sortants sont :
- Erik
- Richard
- Pierre L
- Xavier C

A date nous n’avons pas encore été sollicités par d’éventuels volontaires pour rejoindre le CA.

Nous réfléchissons à remplacer la soirée pizza par autre chose (traiteur, foodtruck...)

Lydie se propose de faire les gâteaux pour 50 € pour 75 parts. vote unanimité.

Comme tous les ans il sera procédé à la remise d’un set pour le MOC de l’année. Nous n’identifions pas d’adhérent à mettre à l’honneur cette année.

Remontées des adhérents

Uniquement 2 adhérents ont remonté des questions aux secrétaires en vu de cette réunion.

- Yannick S : Pourquoi ne pas augmenter le nombre de membres du CA au delà des 12 actuellement car semble-t-il, il y a plus de candidats que de postes à pourvoir et qu’il y a du travail.

Réponse : Cela se décide en Assemblée Générale Extraordinaire et cela ne peut pas être organisé au dernier moment. Selon les années nous avons déjà vu que le nombre de candidats peinait à correspondre au nombre de poste à pourvoir. Nous sommes 12, et avec les nouveaux fonctionnement nous n’identifions pas de nécessité. Toutefois, nous avons la possibilité de coopter un adhérent volontaire si nous le jugeons nécessaire.

- Anonyme : Il y a un manque de communication de la part du CA envers les adhérents, impression que certaines informations sont cachées.

Réponse : Il est difficile de répondre, car selon d’autres adhérents il y a trop de mails / topics qui circulent, et cela noierait l’information. Ce manque de communication ressenti varie d’un personne à l’autre. Nous n’avons rien à cacher au CA. Certes il y a eu du retard dans les CR mais c’est uniquement une question de temps disponible pour les bénévoles. Nous espérons corriger cela rapidement.

Autre question soulevée : Comment motiver les nouveaux ? Il semble y avoir un noyau trop dur qu’il est quasi impossible de bouger ?

Nous demandons à Xavier C, dernier rentrant et présent avec nous son retour d’expérience. Oui en effet à vous entendre vous vous connaissez depuis tant d’années et qu’il n’est pas évident de comprendre les rouages de l’association. Donc, lors d’une première arrivée ou présentation au poste, il nous faut faire plus attention et montrer qui nous sommes.

Il devient de plus en plus primordial de ne pas commettre de fautes d’orthographe, que faire pour les communications officielles de l’association, les réponses extérieures à l’association ? Réponse : oui nous l’avons également identifié, voir point plus haut sur les rôles des membres du CA.

Sur le forum pourquoi faire un topic par expositions ? Réponse : un seul topic sera fait pour toutes les expos

Il semble qu’il n’y ait que 7 membres du CA d’actifs que font les autres ? La demande est faite pour que le président bouge la fourmilière plus régulièrement, comme si lui était bénévole à 100% de son temps...

Fin 17h44

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : ca@freelug.org

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