Début de séance (21h02)

Veuillez trouver ci-dessous le compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration de l’Association FreeLUG de Février 2025.

Participants :

• Didier Malon : Secrétaire
• Nicolas Charnay : Trésorier
• Sébastien Hamon : Secrétaire adjoint et responsable matériel
• Stéphane Paradot : Vice Président
• Nicolas Weeger : Trésorier adjoint
• Erik Amzallag : Responsable suivi Expo/Animation/REF/COR

Excusés :

• Emmanuel Bonnard : Président
• François Disdier : Community Manager

Ordre du jour :

1. Validation des expositions/animations à venir :
• Point sur la participation à l’exposition de modélisme ferroviaire à Villebon sur Yvette du 3 au 5 Octobre 2025.
• Information sur l’invitation pour la fête du train vapeur 2025 à Longjumeau les 29/30 mars 2025.
• Invitation de ZEN Convention pour leur convention annuelle à Evry les 17/18 Mai, Japan Car expo les 31/05 et 01/06 et le Youngtimer festival les 26 et 27 Avril.
2. Besoins matériels :
• Renouvellement cotisations FFMF.
3. Questions diverses :
• Préparation AG 2025.
• Point sur les renouvellements de cotisation et la commande Bulk 2025.
4. Point sur les actions en cours

1. Validation des expositions/animations à venir :

• Point sur la participation à l’exposition de modélisme ferroviaire à Villebon sur Yvette du 3 au 5 Octobre

Le Centre Culturel de la commune de Villebon nous invite à participer à une exposition de trains qui se tiendra à l’espace Culturel Jacques Brel de Villebon sur Yvette (91) du Vendredi 3 au Dimanche 5 Octobre. L’installation pourra se faire le jeudi. La journée du vendredi est réservée aux scolaires.

L’entrée sera libre, les repas sont pris en charge par le Centre Culturel.

Après visite des locaux ce jeudi, nous aurons un espace dans le hall d’entrée pour un diorama City/Trains et une animation mosaïque. En tant que régional de l’étape,Didier se propose d’en assurer la coordination.

Le principe de notre participation à cette exposition ayant déjà été validé il y a un mois, un appel aux adhérents sera lancé sur le forum. => Action Didier (2502-01)

• Information sur l’invitation pour la fête du train vapeur 2025 à Longjumeau les 29/30 mars 2025

Cette animation étant programmée à la même date que notre Assemblée Générale, nous sommes dans l’obligation de la décliner.

• Invitation de ZEN Convention pour leur convention annuelle à Evry les 17/18 Mai, Japan Car expo les 31/05 et 01/06 et le Youngtimer festival les 26 et 27 Avril.

Japan Car Expo et Youngtimer festival étant en concurrence avec d’autres animations impliquant les volontaires potentiels, nous déclinons les invitations. Pour ZEN Conven-tion, il s’agit d’une troisième invitation, cependant Didier n’étant pas disponible pour en assurer la coordination, c’est Nicolas Weeger qui se propose de prendre le relais. Un appel aux adhérents sera lancé sur le forum. => Action Nicolas (2502-02)

2. Besoins matériels :

• Renouvellement cotisations FFMF.

Didier se rapproche des trésoriers pour procéder au renouvellement des cotisations FFMF pour l’année 2025, sous réserve que les adhérents FreeLUG adhérents indivi-duels FFMF sont à jour de cotisation. La cotisation FFMF passe de 9€ en 2024 à 10€ pour 2025. => Action Didier (2502-03).

Pour les adhésions FFMF 2026, Nicolas Weeger propose qu’un nouveau sondage soit lancé en Décembre 2025.

3. Questions diverses :

• Préparation AG 2025.

La réunion physique de préparation doit permettre de définir les détails d’organisation, le choix des goodies et les choix de restauration. Didier rappelle que la pénurie de salle nous ayant contraint de nous rabattre sur une nouvelle salle apporte une contrainte supplémentaire de libération de la salle à 22h00, susceptible de remettre en cause un repas « traiteur ».

Une demande de création d’un espace CA sur le forum est initiée pour la définition du goodies qui sera remis aux adhérents. => Action Erik (2502-04)

Didier rappelle également qu’il est en attente de l’attestation d’assurance nécessaire pour confirmer notre réservation.

• Point sur les renouvellements de cotisation et la commande Bulk 2025.

On rappelle que le fait de ne pas être enregistré comme étant à jour de cotisation em-pêche l’accès au formulaire de commande du bulk ainsi qu’à celui de la commande de vêtements. Le trésorier et le vice-trésorier se proposent d’effectuer régulièrement un pointage sur le paiement des cotisations pour mettre à jour rapidement les enregistre-ments.

Au jour de cette réunion, 207 ré-adhésions sur 344 sont comptabilisées.

4. Point sur les actions en cours :

Voir le tableau récapitulatif en fin de ce compte-rendu.

Fin de séance (22h32)

Récapitulatif des actions :

Les lignes en italiques indiquent les actions closes

Item Action Acteurs Echéance
04-07 Budget des CoR. Amélioration du suivi Nicolas C. Dossier en cours d’analyse par Emmanuel
05-01 Demande de devis d’extension de garantie d’assurance Emmanuel Juin
05-08 Amélioration de la visibilité du calendrier des évènements sur le forum Erik A définir
07-07 Faire le point sur les commandes de vêtements Emmanuel Reste un ou deux articles à ajouter à la liste, puis publication sur le forum.
08-02 Demande à Dominique des précisions quant aux modalités d’organisation de son exposition de Saint-Soupplets Erik En cours
10-03 Demande d’informations supplémentaires pour l’exposition Fabrique Ta Brique (invitation de Glabrique) des 1^er et 2 Février 2025 à la Braconnière (53) Didier Réalisée
10-04 Demande d’informations supplémentaires pour l’exposition des 7 et 8 Juin dans le cadre de la convention Geek à Pierre Bénite (69) Didier Réalisée
10-05 Localisation de 50 briques Lavande Sébastien / Nicolas C. En cours
10-06 Organisation d’une réunion spécifique avec Erik et Nicolas C. concernant l’amélioration de la gestion du matériel Sébastien En cours
11-01 Réponse explicative pour rejet inscription à l’exposition d’Agen des 26 et 27 Avril 2025 Sébastien En cours
11-02 Commande de 2 rouleaux de nappes supplémentaires pour CoR Occitanie Erik / Nicolas C. En cours
11-03 Définir design pour nouvelle commande de badges adhérents Erik / Nicolas C. En cours
11-04 Mise en ligne commande nouveaux badges adhérents Erik A suivre après 11-03
12-01 Appel à volontaires Exposition d’Antony 26 et 27 Avril 2025 Didier Réalisée
12-02 Confirmation accord CA pour briques gravées pour Fontaine sur Saône Didier Réalisée
12-03 Réponse concernant le prêt de l’imprimante à badge Emmanuel  ?
12-04 Récapitulatif sur la commande de bulk 2025 Stéphane Réalisée
12-05 Réponse concernant l’assistance à projet maquette EDF Emmanuel  ?
12-06 Réponse concernant demande à expertise Emmanuel  ?

Actions 2025 :

Item Action Acteurs Echéance
01-01 Lancer un appel à volontaires pour l’exposition de la Ferté sous Jouarre (8 et 9 Novembre 2025). Didier Réalisé
01-02 Annonce aux adhérents dès que les problèmes de listes de diffusion auront été réglés Sébastien En cours
01-03 Préciser les détails d’organisation de la réunion physique de préparation à l’AG. Emmanuel En cours
01-04 Récupérer l’attestation d’assurance pour confirmer la réservation de salle. Emmanuel En cours
01-05 Réaliser la communication auprès des adhérents pour la convocation à l’AG Emmanuel Réalisé
02-01 Lancer un appel à volontaires pour l’exposition de Villebon-sur-Yvette (du 3 au 5 Octobre 2025). Didier Réalisé
02-02 Lancer un appel à volontaires pour l’exposition ZEN Convention (17 et 18 Mai 2025). Nicolas W. Réalisé
02-03 Communiquer le dossier de réinscription des adhésions FFMF auprès des trésoriers Didier En cours
02-04 Création d’un espace CA « Goodies » sur le forum. Erikl En cours